為規(guī)范我省工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案管理，確保電子交易檔案的真實(shí)、完整、安全與有效利用，我們制定了《廣東省工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案管理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

廣東省工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案管理辦法

第一章   總則

第一條 為規(guī)范工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案管理，促進(jìn)招標(biāo)投標(biāo)交易活動信息共享，確保電子交易檔案的真實(shí)、完整、安全與有效利用，依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及其實(shí)施條例、《中華人民共和國檔案法》《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》等有關(guān)規(guī)定，參照國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016），結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本省行政區(qū)域內(nèi)各級公共資源交易中心（招標(biāo)投標(biāo)電子交易系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)構(gòu)）對工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)電子交易活動中形成的電子文件進(jìn)行歸檔與電子交易檔案管理，適用本辦法。

第三條 按照本辦法規(guī)定進(jìn)行管理的工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案主要用于有關(guān)行政監(jiān)督部門信息資源共享、依法開展招標(biāo)投標(biāo)領(lǐng)域監(jiān)管、行政執(zhí)法、處理投訴舉報(bào)等。任何單位和個(gè)人不得將電子交易檔案違法用于其他商業(yè)目的。

第四條 本辦法所稱招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案是指電子招標(biāo)投標(biāo)交易活動中形成的，具有憑證、查考和保存價(jià)值并應(yīng)歸檔保存的一組有聯(lián)系的電子文件，包括電子文件及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)過程信息的集合以及紙質(zhì)文件掃描形成的符合信息技術(shù)安全要求和歸檔格式要求的數(shù)字副本。

本辦法所稱電子文件是指電子招標(biāo)投標(biāo)交易活動中由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備及信息系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。

元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件和電子交易檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。它可以對電子文件及電子交易檔案進(jìn)行詳細(xì)、全面、規(guī)范的描述，保證電子交易檔案能夠被準(zhǔn)確理解和有效檢索，支持電子交易檔案的管理、利用和長期存取。

第五條 招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案應(yīng)規(guī)范、真實(shí)、完整、可靠地反映電子招標(biāo)投標(biāo)交易活動的全部過程和內(nèi)容。電子交易檔案管理遵循招標(biāo)投標(biāo)交易活動和信息系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)律，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、安全利用的原則，實(shí)行“一項(xiàng)一檔”管理。

對涉及國家安全、國家秘密的電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家信息安全和涉密信息保護(hù)管理規(guī)定。

第六條 各級公共資源交易中心（招標(biāo)投標(biāo)電子交易系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)構(gòu)）是招標(biāo)投標(biāo)交易活動電子文件歸檔與電子交易檔案管理的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)對交易服務(wù)過程中所產(chǎn)生和獲取的電子文件（含對紙質(zhì)文件掃描形成的電子文件）進(jìn)行歸檔與管理。 

招標(biāo)人及其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、公共資源交易公共服務(wù)系統(tǒng)、專家?guī)烊粘＞S護(hù)管理機(jī)構(gòu)等招標(biāo)投標(biāo)交易活動各方主體，應(yīng)按照在招標(biāo)投標(biāo)交易活動中的相應(yīng)職責(zé)做好有關(guān)電子文件的整理、檢測、提交工作。

有條件的地市，招標(biāo)投標(biāo)交易活動各方主體應(yīng)當(dāng)按照各自職責(zé)將屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子交易檔案，同步向同級國家綜合檔案館移交。

第七條 招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案管理工作接受同級檔案主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

各級公共資源交易中心（招標(biāo)投標(biāo)電子交易系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)構(gòu)）應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案管理制度、技術(shù)和工作規(guī)范，依法設(shè)置工作人員職責(zé)權(quán)限，明確工作流程和工作要求，確保電子交易檔案規(guī)范管理、安全利用。

第八條 招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案的管理與利用應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，采取可靠技術(shù)保障電子交易檔案過程可溯、長期可用、風(fēng)險(xiǎn)可控。

禁止任何單位和個(gè)人篡改、損毀、偽造電子交易檔案。

第二章   文件格式與歸檔范圍

第九條 歸檔的電子文件應(yīng)當(dāng)采用《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》所規(guī)定的通用格式存儲，符合電子交易檔案長期保存和信息共享的要求。如遇到數(shù)據(jù)有特殊要求而無法使用通用數(shù)據(jù)格式存儲的情況，應(yīng)當(dāng)提供可安裝于通用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)便于數(shù)據(jù)讀取、查閱和利用的應(yīng)用程序一同存檔，并在檔案記錄中進(jìn)行說明。

第十條 招標(biāo)投標(biāo)交易活動中形成的數(shù)據(jù)電文按照招標(biāo)投標(biāo)有關(guān)法律法規(guī)和國家相關(guān)規(guī)定需要電子簽名的，應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國電子簽名法》和招標(biāo)文件的要求進(jìn)行電子簽名并保存。

第十一條 招標(biāo)投標(biāo)交易活動中所形成的電子文件及其元數(shù)據(jù)資料或掃描形成的電子文件應(yīng)當(dāng)納入電子交易檔案歸檔范圍：

（一）招標(biāo)人及其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在招標(biāo)投標(biāo)交易活動中形成的電子文件：

1.招標(biāo)計(jì)劃、資格預(yù)審公告（如有）、招標(biāo)公告或者投標(biāo)邀請書；

2.資格預(yù)審文件（如有）、招標(biāo)文件及其澄清、補(bǔ)充和修改（如有）；

3.資格預(yù)審評審報(bào)告（如有）、評標(biāo)報(bào)告；

4.資格預(yù)審結(jié)果通知書（如有）、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)結(jié)果公告、中標(biāo)通知書、定標(biāo)文件（如有）；

5.暫停、終止招標(biāo)公告（如有）；

6.合同。

（二）投標(biāo)人在招標(biāo)投標(biāo)交易活動中形成的電子文件：

1.投標(biāo)文件及其澄清和說明；

2.資格預(yù)審申請文件（如有）。

（三）各級公共資源交易中心（招標(biāo)投標(biāo)電子交易平臺運(yùn)行機(jī)構(gòu)）提供交易服務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件：

1.資格預(yù)審專家抽取、簽到記錄資料（如有）；

2.評標(biāo)專家抽取、簽到記錄資料；

3.評標(biāo)專家履職負(fù)面行為記錄資料（如有）；

4.開標(biāo)記錄；

5.招標(biāo)投標(biāo)交易活動過程中的音視頻記錄資料。

（四）國家規(guī)定的其他文件。

第十二條 凡是由招標(biāo)投標(biāo)電子交易系統(tǒng)形成、存儲以及由招標(biāo)投標(biāo)交易活動當(dāng)事人已成功提交的電子文件，應(yīng)通過交易系統(tǒng)自動獲取并歸檔。

可以通過電子交易系統(tǒng)、公共資源交易公共服務(wù)系統(tǒng)、評標(biāo)評審專家管理系統(tǒng)和行政監(jiān)督系統(tǒng)等互聯(lián)共享獲取的電子文件，可由系統(tǒng)共享獲取并歸檔。

不能通過電子交易系統(tǒng)自動獲取和共享獲取，但屬于電子交易檔案歸檔范圍的紙質(zhì)文件資料，除按照招標(biāo)投標(biāo)有關(guān)法律法規(guī)和國家相關(guān)規(guī)定需要電子簽名的以外，其他文件資料可分別由相應(yīng)主體負(fù)責(zé)將加蓋有主要負(fù)責(zé)人或者其授權(quán)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽名（簽章）的紙質(zhì)文件資料整理、掃描形成電子文件，于中標(biāo)通知書發(fā)出后的15個(gè)工作日內(nèi)，提交至項(xiàng)目進(jìn)場交易的招標(biāo)投標(biāo)電子交易平臺進(jìn)行歸檔，并對掃描上傳的電子文件的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。

招標(biāo)人與中標(biāo)主體簽訂的合同電子文件需自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起30個(gè)工作日內(nèi)完成補(bǔ)充歸檔。

第十三條 歸檔的電子文件應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）等檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對其基本技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測，檢測內(nèi)容如下：

（一）安全性檢驗(yàn)。是否有病毒、是否含有非歸檔文件等。

（二）真實(shí)性檢驗(yàn)。電子文件的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后是否與形成時(shí)的原始狀況一致。

（三）完整性檢驗(yàn)。電子文件數(shù)量、內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等是否有缺損、過程信息是否完整。

（四）可用性檢驗(yàn)。電子文件是否具備可被正常訪問瀏覽、內(nèi)容數(shù)據(jù)格式是否符合歸檔要求、是否包含影響其可用性的因素等。

（五）技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明資料檢驗(yàn)，如技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明資料等是否齊全。

各級公共資源交易中心（電子招標(biāo)投標(biāo)交易系統(tǒng)運(yùn)行服務(wù)機(jī)構(gòu)）應(yīng)對歸檔的電子文件進(jìn)行檢測驗(yàn)收，檢驗(yàn)合格后形成《歸檔電子文件接收檢驗(yàn)登記表》。對檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回電子文件形成單位重新制作，并再次對其進(jìn)行檢驗(yàn)。

第十四條 電子文件的歸檔工作應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)投標(biāo)電子交易活動結(jié)束后30日內(nèi)發(fā)起歸檔操作，按照電子文檔分類體系及形成時(shí)間、交易流程環(huán)節(jié)等進(jìn)行整理組成文件存檔信息包。

因網(wǎng)絡(luò)類型不同無法在線歸檔或不經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的歸檔電子文件可選擇離線歸檔，即將電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲到可脫機(jī)存儲的載體上，并通過電子交易系統(tǒng)提交。

第十五條 電子交易檔案的存儲應(yīng)通過磁盤、光盤、專用在線存儲設(shè)備或虛擬云存儲空間等載體進(jìn)行保存管理。

存儲設(shè)備（空間）應(yīng)配置在具有必要安全措施的局域網(wǎng)或電子政務(wù)網(wǎng)；使用介質(zhì)存儲的，推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤、U盤、存儲卡。

為保證電子交易檔案的安全存儲，各級公共資源交易中心（招標(biāo)投標(biāo)電子交易系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)構(gòu)）應(yīng)結(jié)合實(shí)際存儲情況選擇離線、近線或在線方式進(jìn)行備份，有條件的可采取異質(zhì)異地備份。

第十六條 音視頻類電子交易檔案的保管期限自歸檔完成之日起不少于2年，其他電子交易檔案的保管期限自歸檔完成之日起不少于15年。

對已歸檔的電子交易檔案每年均應(yīng)進(jìn)行讀取，并對電子文件讀取有關(guān)的處理設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子交易檔案載體轉(zhuǎn)換工作。對電子交易檔案載體應(yīng)定期進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)采取安全有效措施及時(shí)恢復(fù)，確保電子交易檔案的完整性和安全性。

第十七條 屬于依法必須招標(biāo)的工程建設(shè)項(xiàng)目的電子交易檔案，由負(fù)責(zé)歸檔的公共資源交易中心（招標(biāo)投標(biāo)電子交易系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)構(gòu)）在歸檔工作完成后的15個(gè)工作日內(nèi)依托省數(shù)字政府建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施與“廣東省招標(biāo)投標(biāo)在線監(jiān)管平臺”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)共享。

第三章   檔案利用與銷毀

第十八條 各級公共資源交易中心（招標(biāo)投標(biāo)電子交易系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)構(gòu)）在檔案利用中涉及國家秘密、商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、個(gè)人信息的，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定。采用在線提供利用時(shí)應(yīng)遵守國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，并通過有效技術(shù)手段防止利用過程中電子交易檔案被非法篡改，確保電子交易檔案在利用中的安全。

第十九條 招標(biāo)投標(biāo)行政監(jiān)督部門依法履行監(jiān)督管理等職責(zé)過程中，依據(jù)法定權(quán)限有權(quán)查閱、復(fù)制電子交易活動有關(guān)電子文件、資料和數(shù)據(jù)，招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案存儲、保管單位應(yīng)當(dāng)予以配合，為依法利用檔案提供便利，并做好檔案使用情況登記。

第二十條 各級公共資源交易中心（招標(biāo)投標(biāo)電子交易系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)構(gòu)）按照本辦法管理的工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案超過保管期限需要進(jìn)行銷毀處理的，應(yīng)按以下要求進(jìn)行：

（一）電子交易檔案的銷毀需編制銷毀清冊，并報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（二）在履行銷毀審批手續(xù)后，非保密電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子文件，應(yīng)采取一定技術(shù)措施進(jìn)行信息清除工作。涉密電子文件和電子交易檔案的信息清除和介質(zhì)銷毀應(yīng)當(dāng)按照保密相關(guān)要求進(jìn)行。

第四章   附則

第二十一條 法律法規(guī)或國務(wù)院行政監(jiān)督管理部門對機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案管理工作另有規(guī)定的，招標(biāo)投標(biāo)交易活動各方主體應(yīng)從其規(guī)定。

第二十二條 支持和鼓勵(lì)各級公共資源交易中心（招標(biāo)投標(biāo)電子交易系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)構(gòu)），按照《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等國家規(guī)定和技術(shù)規(guī)范，開發(fā)建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)電子交易檔案的邏輯歸檔管理。

第二十三條 本辦法由廣東省發(fā)展和改革委員會負(fù)責(zé)解釋。

第二十四條 本辦法自2023年10月16日起施行，有效期5年。

附件：1.歸檔電子文件存儲格式

2.電子文件接收檢驗(yàn)登記表

注：包括但不限于以上格式，各檔案管理主體結(jié)合實(shí)際選擇符合國家或地方法律法規(guī)以及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)明確的數(shù)據(jù)規(guī)范和格式。

注：可由交接雙方結(jié)合電子文件類型類別等情況，按文件名稱逐份填寫，也可多份合并填寫。